Een Europees onderzoek van Iron Mountain toont aan dat een groot deel van de bedrijven kansen op social media gebeid laat liggen. 88% van de bedrijven beschouwen communicatie via social media als formele bedrijfsuitingen en voelen zich aansprakelijk voor de informatie die naar buiten komt. Toch is er bij 48% van de bedrijven onduidelijkheid over de richtlijnen op het gebied van social media. Daarnaast is er bij het overgrote deel van de bedrijven sprake van een verbod op het persoonlijke gebruik van social media op het werk, waardoor kansen onbenut blijven.

 

Gebleken is dat veel bedrijven niet weten op welke manier ze social media moeten inrichten. Vooral het beheersbaar maken van de vele ongestructureerde data, maakt dat bedrijven angstig zijn voor het gebruik. De voordelen op het gebied klantcontact, klantbinding en de feeling met de markt worden hierdoor niet benut, terwijl social media misschien wel het belangrijkste kanaal is van de toekomstige generaties.

 
Iron Mountain adviseert bedrijven om vijf maatregelen te nemen waarop de sociale kanalen benut kunnen worden, op een manier dat het zowel het bedrijf als haar klanten beschermd:
 

1. Informatie

Voor elk bedrijf is het belangrijk om waardevolle informatie goed te beheren. Bedrijven moeten dan ook weten over welke informatie ze beschikken, waar de informatie te vinden is en hoe deze informatie benut kan worden. De opkomst van de sociale netwerken zorgt ervoor dat bedrijven moeten kijken naar de juiste bedrijfscultuur, waardoor ook de online informatie goed geborgd kan worden.

 

2. Wet

Doordat technologische ontwikkelingen razendsnel gaan, loopt de huidige wetgeving achter op de praktijk. In theorie zou alle content op social media door een bedrijf bewaard moeten worden en blijft het bedrijf verantwoordelijk. In de praktijk zie je dat de wetgeving zich ontwikkeld, maar is de toepasbaarheid nog zeer onduidelijkheid.

 

3. Beleid en draagvlak

Veel bedrijven weten niet wat de kansen en risico’s zijn van het gebruik van social media. Hierdoor kiezen zij vaak voor de korte-termijnoplossing en blokkeren persoonlijke toegang op de werkvloer. Dit kan zeer nadelig uitpakken. Medewerkers hebben eigen apparatuur dat gebruikt wordt en hier is geen enkele controle mogelijk. Beleid opstellen en draagvlak creëren zijn dus cruciaal.

 

4. Regie

Social media zijn een ideaal hulpmiddel voor medewerkers om klanten te bereiken, met ze in gesprek te gaan en contact met ze te onderhouden. Echter, vergeet niet om de regie in handen te houden en de bedrijfsreputatie hoog te houden.

 

5. Regie

De ontwikkelingen op social media vlak volgen zich snel op. Bedrijven dienen soepel mee te bewegen met de veranderingen, zodat het helder is voor alle medewerkers. Intern aanwezige kennis dient benut te worden. Zo is het belangrijk om afdelingsoverstijgend te kijken en de ervaringen te delen en voordelen verder uit te breiden. Denk hierbij aan marketing, verkoop, klantcontact, personeelszaken, juridische zaken etc.